Podpisanie i złożenie sprawozdania finansowego przez podmiot reprezentowany przez obcokrajowca

Zmiany w zakresie sporządzania i składania sprawozdań finansowych przez jednostki prowadzące tzw. pełną księgowość, mogą powodować liczne problemy dla tych podmiotów, w których funkcje reprezentantów pełnią obcokrajowcy.

Obcokrajowiec będący wspólnikiem w spółce osobowej lub wchodzący w skład organu reprezentującego spółkę kapitałową ma obowiązek podpisania sprawozdania finansowego w formie elektronicznej. Żeby to uczynić, ma do wyboru dwie możliwości – kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP (elektroniczne konto do zdalnego załatwiania niektórych spraw pomiędzy jednostką, a administracją publiczną).

Kwalifikowany podpis elektroniczny
W przypadku wyboru opcji podpisywania sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, można go uzyskać w Polsce, również dla obcokrajowca. Należy jednak przeprowadzić identyfikację danej osoby, co najczęściej będzie wiązać się z osobistym stawiennictwem w Polsce. Dokumentem autoryzującym może być paszport.

Uzyskanie numeru PESEL przez obcokrajowca
W celu podpisania e-sprawozdania przez obcokrajowca za pośrednictwem systemu ePUAP, konieczne jest wpierw założenie profilu zaufanego. Tutaj pojawia się pierwszy problem. Do założenia konta w systemie ePUAP konieczne jest posiadanie numeru PESEL. Obcokrajowiec nie mający zameldowania na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, takiego numeru nie posiada. Wobec powyższego, musi o niego wystąpić do stosownego organu z podaniem podstawy prawnej dla której, chce go uzyskać. W tym celu musi również przedłożyć dokument identyfikujący go jako osobę oraz jego obywatelstwo (np. paszport). Powyższa czynność może być dokonana przez pełnomocnika.

Założenie i potwierdzenie profilu ePUAP
Po uzyskaniu numeru PESEL obcokrajowiec może założyć profil zaufany w systemie ePUAP. Wniosek można złożyć elektronicznie, jednak po jego wysłaniu konieczne będzie autoryzowanie konta za pośrednictwem punktu potwierdzającego (lista punktów potwierdzających jest dostępna na stronie profilu zaufanego; należą do nich takie instytucje jak: urzędy skarbowe, banki, urzędy miast i gmin, odziały ZUS, urzędy wojewódzkie, starostwa powiatowe); punkty potwierdzające znajdują się również za granicą (wybrane placówki dyplomatyczne: ambasady i konsulaty). Powyższej procedury nie trzeba przeprowadzać, jeżeli obcokrajowiec ma założone konto w jednym z polskich banków wskazanych na stronie profilu zaufanego – w tym wypadku można dokonać autoryzacji za pomocą wskazanego konta bankowego.

System eKRS
Obcokrajowiec posiadający już numer PESEL oraz konto e systemie ePUAP może zarejestrować się w systemie umożliwiającym podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych online tj. systemie eKRS, przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Konto założone w tym systemie może zostać autoryzowane za pośrednictwem profilu zaufanego. W ramach systemu eKRS możliwe jest skompletowanie wniosku składającego się z dokumentów wymaganych przepisami do złożenia, w ramach obowiązku sprawozdawczego podmiotu gospodarczego.

Jeżeli obcokrajowiec jest zarazem jedynym członkiem zarządu tj. w skład organu nie wchodzi żadna inna osoba, której numer PESEL jest ujawniony w KRS podmiotu, który reprezentuje, w celu złożenia wniosku wraz z podpisanym uprzednio e-sprawozdaniem w ramach systemu eKRS, konieczne będzie uprzednie złożenie wniosku o zmianę danych podmiotu w KRS i ujawnienie numeru PESEL obcokrajowca w KRS. Złożenie wniosku zawierającego e-sprawozdanie przez system eKRS jest bowiem zastrzeżone tylko dla osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisanej jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.

Podsumowanie
Jak zatem widać, droga do wywiązania się z obowiązków sprawozdawczych przez podmiot gospodarczy reprezentowany przez obcokrajowca, jest długa i kręta. Ostateczne złożenie wniosku musi być poprzedzona wieloma czynnościami w ramach systemów teleinformatycznych, wizytami w urzędach oraz złożeniem wniosków, które dla obcokrajowca nie mającego obeznania w polskich realiach prawnych, może okazać się drogą nie do przejścia, bez fachowej pomocy polskiego specjalisty.

Damian Ludwiniak
aplikant radcowski