Nowe zasady sporządzania i składania sprawozdań finansowych dla przedsiębiorców (cz. 2)

ciąg dalszy:

Gdyż już uda nam się sporządzić wszystkie dokumenty zgodnie z wymaganiami stawianymi przez ustawodawcę, kolejnym krokiem będzie podpisanie dokumentów elektronicznych. W tym celu możemy skorzystać z dwóch trybów: profil zaufany ePUAP albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis elektroniczny możemy wyrobić korzystając z usług jednego z dostawców autoryzowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Z kolei wyrobienie ePUAP-u nie jest trudną procedurą, jednak należy przy tym pamiętać, iż profilem zaufanym można podpisać tylko dokumenty sporządzone w formacie XML, a nadto, jego założenie jest możliwe tylko dla osób, które posiadają numer PESEL. To może mieć znaczenie, szczególnie dla obcokrajowców zasiadających w organach spółek prawa handlowego, o czym będzie mowa w kolejnym artykule.

Podpis pod sprawozdaniem finansowym powinna złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. W przypadku organów w spółkach kapitałowych, podpisy muszą być złożone przez wszystkich członków tego organu. Czynności tej nie można dokonać przez pełnomocnika. W praktyce oznacza to tyle, że każdy członek zarządu spółki kapitałowej musi dysponować profilem zaufanym ePUAP bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Ostatnim etapem procedury sprawozdawczej jest złożenie e-sprawozdania wraz z pozostałymi dokumentami (sprawozdanie z działalności, uchwały organów jednostki). Również w tym zakresie ustawodawca przewidział nowe rozwiązanie, a mianowicie, że zgłoszenie ma być dokonane przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Powyższa czynność zgłoszenia począwszy od 1 kwietnia 2019 r. będzie mogła być dokonana przez umocowanego adwokata lub radcę prawnego, która posiada profil zaufany i PESEL ujawniony w systemie Ministerstwa Finansów. W praktyce, w przypadku zmiany w składzie jednoosobowego organu, koniecznym będzie uprzednie złożenie wniosku o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców i ujawnienie nowej osoby wraz jej numerem PESEL.

Przystosowanie się do nowych zasad sporządzania i składania sprawozdań finansowych wymaga kompleksowego podejścia w zakresie połączenia wiedzy prawniczej, rachunkowej, a także informatycznej. Przedsiębiorcy, na których nałożone zostały powyższe zasady, stoją zatem przed dużym wyzwaniem organizacyjnym, które musi zostać wdrożone, głównie z uwagi na fakt, iż brak terminowego przygotowania i złożenia dokumentów finansowych, naraża ich na sankcję finansowe ze strony organów rejestrowych.

Powyższy artykuł nie wyczerpuje wszystkich praktycznych problemów które, już zaistniały bądź pojawią się w związku z nowelizacją przepisów. Należy zatem na bieżąco monitorować sytuację i obserwować często zmieniające się interpretacje publikowane przez Ministerstwo Finansów.

W kolejnych artykułach pochylimy się nad kwestią obcokrajowców zasiadających w organach reprezentacji spółek prawa handlowego podlegających pod nowe przepisy, a także omówimy kwestie związane ze sprawozdawczością  podmiotów wpisanych do KRS, ale nie będących przedsiębiorcami, takimi jak fundacje czy stowarzyszenia.

Damian Ludwiniak – aplikant radcowski